Chapter 1.8 (Financial management) : Trial Balance - အမှန်တရားကို ရင်ဆိုင်ရခြင်း (The Moment of Truth)
ကျွန်တော်တို့ Source Documents တွေကနေ Day Books တွေထဲ မှတ်တမ်းတင်ခဲ့တယ်၊ ပြီးတော့ Ledgers တွေထဲမှာ အကောင့်တစ်ခုချင်းစီအလိုက် အသေသေချာချာ ခွဲခြားသတ်မှတ်ခဲ့ကြပြီးပါပြီ။ အခုရောက်လာတဲ့အဆင့်ကတော့ ကျွန်တော်တို့ လုပ်ခဲ့သမျှ အလုပ်တွေ "မှန်ရဲ့လား" ဆိုတာကို အဖြေတိုက်ရမယ့် Trial Balance (အစမ်းရှင်းတမ်း) အဆင့်ပဲ ဖြစ်ပါတယ်။
၁။ Trial Balance ဆိုတာ
ရိုးရိုးရှင်းရှင်း ပြောရရင်တော့ Ledger အကောင့်အားလုံးရဲ့ လက်ကျန် (Balances) တွေကို စုစည်းပြီး ဇယားတစ်ခုတည်းမှာ တင်ပြလိုက်တာပါ။ သူ့ရဲ့ ထူးခြားချက်ကတော့ Debit (ဘယ်ဘက်) စုစုပေါင်းနဲ့ Credit (ညာဘက်) စုစုပေါင်းဟာ "ညီ" နေရပါမယ်။ ဒါကိုပဲ မြန်မာလို "အစမ်းရှင်းတမ်း" လို့ ခေါ်ကြတာပါ။
၂။ စာရင်းကိုင်တစ်ဦးရဲ့ ရင်ခုန်သံ
လုပ်ငန်းခွင်မှာ Accountant တစ်ယောက်အတွက် Trial Balance ဆွဲရတဲ့အချိန်ဟာ အရင်ခုန်ရဆုံးအချိန်ပါ။ ဘာလို့လဲဆိုတော့ တစ်ချိန်လုံး သွင်းခဲ့သမျှ စာရင်းတွေထဲမှာ ဂဏန်းလေးတစ်လုံး မှားခဲ့ရင်တောင် ဒီ Trial Balance က ကိုက်မှာ မဟုတ်တော့ပါဘူး။
ကိုက်သွားတဲ့အခါ - Debit နဲ့ Credit ညီသွားတဲ့အခါ ရရှိတဲ့ စိတ်ကျေနပ်မှုဟာ စာရင်းကိုင်တစ်ယောက်အတွက်တော့ အကြီးမားဆုံး ဆုလာဘ်ပါပဲ။ "ငါ့ရဲ့ စာရင်းတွေဟာ သင်္ချာနည်းအရ (Arithmetical Accuracy) မှန်ကန်နေပြီ" ဆိုတဲ့ သက်သေပါပဲ။
မကိုက်ညီရင် - Debit နဲ့ Credit မညီဘူးဆိုရင်တော့ အမှားရှာပုံတော် ဖွင့်ရပါပြီ။ ဘယ်နေရာမှာ ဂဏန်းမှားသွင်းမိလဲ၊ ဘယ်ဘက်ကဟာကို ညာဘက်မှာ သွားသွင်းမိလဲ ဆိုတာကို တစ်ချက်ချင်း ပြန်စစ်ရတဲ့ ဒုက္ခကတော့ မနည်းပါဘူး။
၃။ Trial Balance ရဲ့ အရေးပါပုံ
Trial Balance ကို "Final Accounts ဆီသို့ တံတား" လို့လည်း တင်စားနိုင်ပါတယ်။ ဘာလိုလဲဆိုတော့
တိကျမှုကို စစ်ဆေးခြင်း - စာရင်းသွင်းရာမှာ မှားယွင်းမှု ရှိ၊ မရှိကို ဒီအဆင့်မှာ သိနိုင်ပါတယ်။
Final Report အတွက် အခြေခံ - ဒီ Trial Balance ထဲက ဂဏန်းတွေကို ကြည့်ပြီးမှသာ ကျွန်တော်တို့ လိုချင်တဲ့ အရှုံးအမြတ်စာရင်းနဲ့ ပိုင်ဆိုင်မှုစာရင်းတွေကို ဆက်လက် ထုတ်ပြန်နိုင်မှာ ဖြစ်ပါတယ်။
Trial Balance ကို နမူနာ ကြည့်ရန်
| Account Title (စာရင်းအမည်) | Debit (Dr.) | Credit (Cr.) |
| Cash (ငွေသား) | $5,000 | |
| Furniture (ပရိဘောဂ) | $2,000 | |
| Accounts Receivable (ရရန်ရှိပိုင်ခွင့်) | $1,500 | |
| Inventory (ကုန်ပစ္စည်း) | $3,000 | |
| Accounts Payable (ပေးရန်ရှိတာဝန်) | $2,500 | |
| Bank Loan (ဘဏ်ချေးငွေ) | $4,000 | |
| Capital (အရင်းအနှီး) | $5,000 | |
| Sales (အရောင်းရငွေ) | $1,000 | |
| Rent Expense (အိမ်ငှားခစရိတ်) | $1,000 | |
| Total (စုစုပေါင်း) | $12,500 | $12,500 |
ဒီနေရာမှာ "Trial Balance ကိုက်ရုံနဲ့ စာရင်းမှန်ပြီလို့ အပြည့်အဝ ယုံကြည်လို့ မရဘူး" ဆိုတာပါပဲ။ ဥပမာ- ရောင်းတာကို ဝယ်တယ်လို့ သွင်းမိရင်တောင် Debit/Credit က ညီနေနိုင်ပါတယ်။
ကိုယ်က ဆိုင်အတွက် Furniture (ပရိဘောဂ) ကို $500 နဲ့ ဝယ်လိုက်ပါတယ်။
မှသွင်းနည်းအမှန် - Debit Furniture ($500) / Credit Cash ($500)
မှားယွင်းသောသွင်းနည်း - ဒါကိုကိုယ်က အမှတ်တမဲ့နဲ့ Purchase (ကုန်ဝယ်စာရင်း) ထဲမှာ သွားသွင်းမိတယ် ဆိုပါစို့။ (Debit Purchase $500 / Credit Cash $500)
ဒီအမှားကြောင့် Trial Balance မှာ ဘာဖြစ်သွားမလဲဆိုတာ အောက်ကဇယားမှာ ကြည့်ရအောင် -
Trial Balance (With Errors)
| Account Title | Debit (Dr.) | Credit (Cr.) | ရှင်းလင်းချက် |
| Cash | $500 | ငွေထွက်တာ မှန်တယ် | |
| Purchase | $500 | ဒီမှာမှားနေပြီ (ပရိဘောဂဖြစ်ရမှာ) | |
| Other Balances | $10,000 | $10,000 | |
| Total | $10,500 | $10,500 | Balance ကတော့ ညီနေတုန်းပဲ! |
ဒီလိုမျိုး Trial Balance မသိနိုင်တဲ့ အခြားအမှားတွေလည်းရှိပါသေးတယ်
၁။ Error of Omission - စာရင်းတစ်ခုလုံးကို သွင်းဖို့ လုံးဝမေ့သွားတာ (ဘယ်ရော ညာပါ မပါတဲ့အတွက် ညီနေဦးမှာပါ)။
၂။ Error of Commission - လူအမည် မှားသွင်းတာ (ဥပမာ - မောင်မောင် ဆီကရမှာကို ထွန်းထွန်း ဆီကရတယ်လို့ သွင်းမိတာ)။
၃။ Compensating Error - အမှားနှစ်ခုက တစ်ခုနဲ့တစ်ခု ပြန်ကျေသွားတာ (ဥပမာ - Debit မှာ $10 လျော့နေပြီး၊ တခြား Credit တစ်ခုမှာလည်း $10 လျော့နေတာမျိုး)။
ဒါကြောင့် Trial Balance ကိုက်တာဟာ "အခြေခံအဆင့် စိတ်ချရမှု" ဖြစ်ပေမယ့်၊ တစ်ချက်ချင်းစီရဲ့ အနှစ်သာရ မှန်ကန်ဖို့ကလည်း အရေးကြီးပါတယ်။
စာရင်ကိုင်ပညာကို လေ့လာနေသူတွေအတွက် Trial Balance ဆိုတာ စာရွက်ပေါ်က ဂဏန်းတွေတင် မဟုတ်ပါဘူး။ ဒါဟာ ကိုယ့်ရဲ့ တိကျမှု (Precision) နဲ့ စိတ်ရှည်မှု (Patience) ကို စမ်းသပ်နေတဲ့ မှတ်ကျောက်တစ်ခုပဲ ဖြစ်ပါတယ်။
Reference
Kimmel, P. D., Weygandt, J. J., & Kieso, D. E. (2011). Financial accounting: Tools for business decision making (6th ed.). Hoboken, NJ: John Wiley & Sons.
Comments
Post a Comment