Chapter 1.5 (Financial management) : Source Documents စာရင်းတစ်ခု၏ မူလအစနှင့် ခေတ်သစ်မှတ်တမ်းတင်ပုံ

 

Chapter 1.5 

(Source Documents): စာရင်းတစ်ခု၏ မူလအစနှင့် ခေတ်သစ်မှတ်တမ်းတင်ပုံ

စာရင်းကိုင်ခရီးစဉ်တစ်ခုကို စတင်ဖို့ဆိုရင် ကျွန်တော်တို့မှာ "Source Documents" ဆိုတဲ့ မူလအထောက်အထားတွေ မရှိမဖြစ် လိုအပ်ပါတယ်။ ဒါဟာ စာရင်းကိုင်တစ်ယောက်အတွက်တော့ အဖိုးတန်တဲ့ သက်သေအထောက်အထားတွေပါပဲ။

၁။ Source Documents ဆိုတာ ဘာတွေကို ဆိုလိုတာလဲ?

ရိုးရိုးရှင်းရှင်း ပြောရရင်တော့ လုပ်ငန်းတစ်ခုအတွင်းမှာ နေ့စဉ်ဖြစ်ပျက်နေတဲ့ "အရောင်းအဝယ်မှတ်တမ်း" တွေအားလုံးပါပဲ။ ပစ္စည်းရောင်းလိုက်တာ၊ ကုန်ကြမ်းဝယ်လိုက်တာ ဒါမှမဟုတ် ဝန်ဆောင်မှုတစ်ခုခု ပေးလိုက်တာတွေအားလုံးအတွက် ခိုင်မာတဲ့ မှတ်တမ်းတစ်ခု ရှိနေရပါမယ်။

• ကုန်ကျစရိတ်မှတ်တမ်းများ: လုပ်ငန်းလည်ပတ်ဖို့အတွက် ဝယ်ယူရတဲ့ ကုန်ကြမ်းဖိုးတွေ၊ ဝန်ထမ်းလစာတွေနဲ့ အထွေထွေအသုံးစရိတ်တွေ။

• ဌာနအသီးသီး၏ ဘောက်ချာ (Vouchers): ကုမ္ပဏီအတွင်းမှာရှိတဲ့ ဌာနအသီးသီးက တင်ပြလာတဲ့ အသုံးစရိတ်ဘောက်ချာတွေဟာ စာရင်းသွင်းဖို့အတွက် အခြေခံအကျဆုံး "ကုန်ကြမ်း" တွေပါပဲ။

ကျွန်တော့်အမြင်မှာတော့ Source Documents ဆိုတာ လုပ်ငန်းတစ်ခုရဲ့ "ခြေရာ" တွေပါပဲ။ ဒီခြေရာတွေကို ကြည့်ပြီး လုပ်ငန်းတစ်ခုဟာ ဘယ်ကို ဦးတည်နေသလဲ၊ ဘယ်မှာ အလေအလွင့်တွေ ရှိနေသလဲဆိုတာကို ကျွန်တော်တို့ နောက်ကြောင်းပြန် လိုက်နိုင်တာ ဖြစ်ပါတယ်။

လုပ်ငန်းတစ်ခုရဲ့ နေ့စဉ်လည်ပတ်မှုမှာ အသုံးအများဆုံးဖြစ်တဲ့ Source Documents အမျိုးအစားတွေကို ခွဲခြမ်းကြည့်ရအောင်။

ရောင်းဝယ်မှုဆိုင်ရာ အထောက်အထားများ (Sales & Purchase Documents)

ဒါတွေကတော့ လုပ်ငန်းရဲ့ အဓိက စီးဆင်းမှုတွေပါ။

• Invoices (ကုန်ပြေစာများ) - အကြွေးဝယ်တာ ဒါမှမဟုတ် အကြွေးရောင်းတာတွေအတွက် အဓိကအကျဆုံး သက်သေပါ။ (ဝယ်သူဆီကရရင် Purchase Invoice၊ ကိုယ်ကထုတ်ပေးရင် Sales Invoice)။

• Cash Memos / Cash Vouchers - လက်ငင်းငွေချေပြီး ဝယ်ယူ/ရောင်းချတဲ့အခါ သုံးပါတယ်။

• Credit Notes - ရောင်းထားတဲ့ပစ္စည်း ပြန်ဝင်လာတဲ့အခါ (Sales Return) ဝယ်သူကို "မင်းပေးရမယ့်အကြွေးထဲက ငါလျှော့ပေးလိုက်ပြီ" လို့ အသိပေးတဲ့စာရွက်ပါ။

• Debit Notes - ကိုယ်ဝယ်ထားတဲ့ပစ္စည်း ပြန်ပို့တဲ့အခါ (Purchase Return) ရောင်းသူကို "မင်းကိုပေးရမယ့် အကြွေးထဲက ငါနှုတ်လိုက်ပြီ" လို့ ပြောတဲ့စာရွက်ပါ။

ငွေကြေးစီးဆင်းမှုဆိုင်ရာ အထောက်အထားများ (Banking & Cash Documents)

ပိုက်ဆံနဲ့ တိုက်ရိုက်ပတ်သက်တဲ့ အပိုင်းပါ။

• Receipts (ပြေစာများ) - ငွေရရှိကြောင်း တရားဝင်အသိအမှတ်ပြုတဲ့ စာရွက်။

• Cheque Counterfoils (ချက်လက်မှတ် အမှီးတိုများ) - ချက်လက်မှတ်နဲ့ ငွေပေးချေတဲ့အခါ ဘယ်သူ့ကို၊ ဘာအတွက်၊ ဘယ်လောက် ပေးလိုက်တယ်ဆိုတာကို မှတ်တမ်းတင်ထားတဲ့ အပိုင်း။

• Bank Statements - ဘဏ်ထဲမှာ ငွေအဝင်အထွက် တကယ်ဖြစ်ခဲ့ကြောင်း ဘဏ်ကထုတ်ပေးတဲ့ မှတ်တမ်း။ (ဒါကိုကြည့်ပြီး စာရင်းပြန်တိုက်ရပါတယ်)။

• Pay-in Slips - ဘဏ်ထဲကို ငွေသွားသွင်းတဲ့အခါ ရလာတဲ့ အပိုင်းအစလေးတွေပါ။

လုပ်ငန်းတွင်း အသုံးစရိတ်ဆိုင်ရာများ (Internal Vouchers)

ဒါကတော့ ဝန်ထမ်းတွေနဲ့ ဌာနအသီးသီးက အသုံးစရိတ်တွေအတွက်ပါ။

• Petty Cash Vouchers - ရုံးသုံး လက်ဖက်ရည်ဖိုး၊ ခရီးစရိတ်၊ စာရေးကိရိယာဖိုး စတဲ့ အသေးအမွှားအသုံးစရိတ်လေးတွေအတွက် လက်မှတ်ထိုးထားတဲ့ ဘောက်ချာလေးတွေပါ။

• Payroll / Salary Sheets - ဝန်ထမ်းတွေကို လစာပေးရတဲ့ မှတ်တမ်းတွေ၊ OT ကြေးတွေနဲ့ ခံစားခွင့်မှတ်တမ်းများ။

(Professional Insight)

ဒီမှာ သတိထားရမှာက ဒီ Source Documents တွေကို ကိုင်တွယ်တဲ့အခါ အမြဲသတိထားတဲ့ အချက် (၃) ချက် ရှိပါတယ် -

1. Authenticity (စစ်မှန်မှု) - ဒီဘောက်ချာက တကယ်ရော ဟုတ်ရဲ့လား? တရားဝင် လက်မှတ် ဒါမှမဟုတ် တံဆိပ် (Stamp) ပါရဲ့လား?

2. Completeness (ပြည့်စုံမှု)- ရက်စွဲ၊ ပမာဏနဲ့ ဘာကြောင့်သုံးတယ်ဆိုတဲ့ အကြောင်းပြချက် သေချာပါရဲ့လား?

3. Authorization (ခွင့်ပြုချက်) - ဒီငွေကို သုံးဖို့ သက်ဆိုင်ရာ မန်နေဂျာ ဒါမှမဟုတ် ပိုင်ရှင်က ခွင့်ပြုကြောင်း လက်မှတ်ထိုးထားရဲ့လား?

"စာရင်းဆိုတာ အိမ်တစ်လုံးဆိုရင် Source Documents ဆိုတာ အုတ်ခဲတွေပါပဲ။"

အုတ်ခဲတွေက ခိုင်မာမှ၊ တိကျမှ ကျွန်တော်တို့ တည်ဆောက်မယ့် Final Account ဆိုတဲ့ အိမ်ကြီးက ခိုင်ခိုင်မာမာနဲ့ ယုံကြည်မှုရှိရှိ ရပ်တည်နိုင်မှာ ဖြစ်ပါတယ်။

Source Documents တွေထဲမှာ အခြေခံအကျဆုံးနဲ့ အရေးကြီးဆုံးဖြစ်တဲ့ "Invoice" (ကုန်ပြေစာ) တစ်ခုကို ဆိုပါတော့။

ကျွန်တော်တို့ လုပ်ငန်းခွင်မှာ "Invoice" တစ်စောင်ကို မြင်လိုက်တာနဲ့ ရိုးရိုးစက္ကူတစ်ရွက်လို့ မမြင်ဘဲ "ငွေကြေးဆိုင်ရာ အတည်ပြုချက်" တစ်ခုအဖြစ် နက်နက်ရှိုင်းရှိုင်း ခံစားကြည့်ရအောင်ပါ။

၁။ Invoice (ကုန်ပြေစာ) ၏ နက်ရှိုင်းသော အဓိပ္ပာယ်

Invoice ဆိုတာ ရောင်းသူက ဝယ်သူထံ ပေးပို့တဲ့ "တရားဝင် ငွေတောင်းခံလွှာ" ဖြစ်ပါတယ်။ ဒါဟာ စာရင်းကိုင်ပညာမှာတော့ "အရောင်းအဝယ် တကယ်ဖြစ်ပွားခဲ့ကြောင်း" သက်သေပြတဲ့ အထောက်အထား (Audit Trail) ပါပဲ။

၂။ Invoice တစ်စောင်မှာပါရမယ့် အစိတ်အပိုင်းများ 

Invoice တစ်စောင်ကို ကြည့်လိုက်တာနဲ့ Accountant တစ်ယောက်က အောက်ပါအချက်တွေကို ချက်ချင်း စစ်ဆေးရပါတယ် -

• Date (ရက်စွဲ) - ဒါဟာ စာရင်းကို ဘယ်ကာလ (Accounting Period) ထဲမှာ ထည့်သွင်းရမလဲဆိုတာကို ဆုံးဖြတ်ပေးပါတယ်။ (ဥပမာ - ဒီဇင်ဘာ ၃၁ ရက်စွဲနဲ့ Invoice ကို ဇန်နဝါရီထဲမှာ သွားသွင်းလို့ မရပါဘူး)။

• Invoice Number (နံပါတ်စဉ်) - ဒါဟာ စာရင်းတွေ ထပ်မနေအောင်နဲ့ ပြန်ရှာရလွယ်အောင် (Tracking) လုပ်ဖို့အတွက်ပါ။

• Description (ကုန်ပစ္စည်းအမျိုးအမည်) - လုပ်ငန်းရှင်အနေနဲ့ ဘာအတွက် ငွေကုန်သွားတာလဲ၊ ကုန်ကြမ်းလား၊ ရုံးသုံးပစ္စည်းလားဆိုတာ ခွဲခြားပေးပါတယ်။

• Amount & Taxes (ပမာဏနှင့် အခွန်) - တကယ်ပေးရမယ့် ပမာဏအပြင် ကုန်သွယ်လုပ်ငန်းခွန် (Commercial Tax) ဘယ်လောက်ပါသလဲဆိုတာကို တွက်ချက်ရပါတယ်။

၂။ မှတ်တမ်းတင်ခြင်း - နည်းလမ်းဟောင်းနှင့် နည်းလမ်းသစ်

ဒီအထောက်အထားတွေကို စုဆောင်းပြီးပြီဆိုရင်တော့ စာရင်းစတင်သွင်းရပါပြီ။ ဒီနေရာမှာ ကျွန်တော်တို့ ရွေးချယ်စရာ လမ်းနှစ်သွယ် ရှိခဲ့ဖူးပါတယ် -

• သမရိုးကျ လက်ရေးစာအုပ်များ (Manual Accounting) - အရင်ကတော့ စာရင်းစာအုပ်ကြီးတွေထဲမှာ ပုဂ္ဂိုလ်၊ အကောင့်တစ်ခုချင်းစီအလိုက် လက်နဲ့ အသေအချာ မှတ်တမ်းတင်ခဲ့ကြတာပါ။ စာရင်းကိုင်ပညာရဲ့ အနှစ်သာရကို သိဖို့ ဒီနည်းလမ်းက အကောင်းဆုံးဖြစ်ပေမယ့် အချိန်ကုန်ပြီး မှားယွင်းနိုင်ခြေ (Human Error) များပါတယ်။

• ကွန်ပျူတာနည်းပညာသုံး မှတ်တမ်းတင်ခြင်း (Computerized Accounting) - ယနေ့ခေတ်မှာတော့ Excel ကနေစလို့ ခေတ်မီတဲ့ Accounting Software တွေအထိ အသုံးပြုလာကြပါတယ်။ ဒါဟာ အချိန်ကုန်သက်သာစေရုံတင်မကဘဲ တိကျမှုနဲ့ အစီရင်ခံစာ ထုတ်ပြန်နိုင်မှုမှာလည်း အဆပေါင်းများစွာ သာလွန်သွားပါတယ်။

၃။ ခေတ်ရေစီးကြောင်း

ယနေ့ခေတ်မှာတော့ သမရိုးကျ လက်ရေးစာအုပ်တွေနဲ့ စာရင်းသွင်းတဲ့စနစ်က ပျောက်ကွယ်လုနီးပါး ဖြစ်နေပါပြီ။ ဒါပေမဲ့ နည်းပညာတွေ ဘယ်လောက်ပဲ တိုးတက်လာပါစေ၊ စာရင်းကိုင်တစ်ယောက်အနေနဲ့ Source Document ရဲ့ ခိုင်လုံမှုကို စစ်ဆေးရမယ့် တာဝန်ကတော့ ပြောင်းလဲမသွားပါဘူး။

ကွန်ပျူတာက တွက်ချက်ပေးမှာ မှန်ပေမယ့် ကျွန်တော်တို့ ကိုယ်တိုင်က ဘောက်ချာတစ်ခုရဲ့ မှန်ကန်မှုကို မသိဘဲ စာရင်းသွင်းလိုက်မယ်ဆိုရင် ထွက်လာမယ့် Final Report ဟာလည်း အသုံးမဝင်တဲ့ အမှားတွေပဲ ဖြစ်နေမှာပါ။ ဒါကြောင့် "အထောက်အထားကို တန်ဖိုးထားခြင်း" ဟာ စာရင်းကိုင်ကောင်းတစ်ယောက်ရဲ့ အဓိက အရည်အချင်းပဲ ဖြစ်ပါတယ်။

Reference

• Kimmel, P. D., Weygandt, J. J., & Kieso, D. E. (2011). Financial accounting: Tools for business decision making (6th ed.). Hoboken, NJ: John Wiley & Sons.