Chapter 1.6 (Financial management) : Day Books လုပ်ငန်းတစ်ခု၏ နေ့စဉ်ဖြစ်တည်မှုကို မှတ်တမ်းတင်ခြင်း

 

Chapter 1.6 (Financial management) : Day Books လုပ်ငန်းတစ်ခုရဲ့ နေ့စဉ်ဖြစ်တည်မှုကို မှတ်တမ်းတင်ခြင်း

စာရင်းခရီးစဉ်ရဲ့ ဒုတိယမြောက်ဘူတာကတော့  "Day Books" (နေ့စဉ်မှတ်တမ်းစာအုပ်များ)ပဲ ဖြစ်ပါတယ်။ Source Documents တွေက "သက်သေ" တွေဆိုရင် Day Books တွေကတော့ အဲဒီသက်သေတွေကို အချိန်နဲ့တစ်ပြေးညီ စနစ်တကျ စီစဉ်ပေးလိုက်တဲ့ "သမိုင်းမှတ်တမ်း" တွေပါပဲ။

ကျွန်တော်တို့ Source Documents (ဘောက်ချာတွေ၊ ပြေစာတွေ) ကို စုစည်းပြီးပြီဆိုတာနဲ့ နောက်ထပ်လုပ်ရမယ့် အရေးကြီးဆုံးအလုပ်က Day Books ထဲမှာ စာရင်းသွင်းဖို့ပါပဲ။ ဒီအဆင့်ကို ကျွန်တော်ကတော့ "ရှုပ်ထွေးမှုတွေကို စနစ်တကျဖြစ်အောင် ပြောင်းလဲခြင်း" လို့လည်း ခေါ်ချင်ပါတယ်။

လုပ်ငန်းတစ်ခုမှာ တစ်နေ့တစ်နေ့ ရောင်းလိုက်၊ ဝယ်လိုက်နဲ့ ဖြစ်ပျက်နေတဲ့ ကိစ္စတွေဟာ ရာနဲ့ချီရှိနိုင်ပါတယ်။ အဲဒါတွေကိုသာ အချိန်မီ မှတ်တမ်းမတင်ထားဘူးဆိုရင် နောက်ပိုင်းမှာ ဘယ်သူ့ဆီက ပိုက်ဆံရဖို့ရှိလဲ၊ ဘယ်သူ့ကို ပိုက်ဆံပေးရမှာလဲဆိုတာ ခြေရာခံလို့ မရတော့ပါဘူး။

၁။ Day Books ဆိုတာ ဘာလဲ?

Day Books ဆိုတာ လုပ်ငန်းရဲ့ နေ့စဉ် အရောင်းအဝယ်တွေကို ဖြစ်ပွားတဲ့ ရက်စွဲအလိုက် (Chronological Order) အသေးစိတ် မှတ်တမ်းတင်ထားတဲ့ စာအုပ်တွေပါ။ ဒီနေရာမှာ "အကြွေး" နဲ့ ပတ်သက်တာတွေကို အဓိကထားပြီး မှတ်တမ်းတင်လေ့ရှိပါတယ်။

အဓိကအားဖြင့် ကျွန်တော်တို့မှာ ဒီစာအုပ် (၄) မျိုး ရှိတတ်ပါတယ် -

• Sales Day Book - အကြွေးရောင်းလိုက်သမျှကို မှတ်တမ်းတင်တဲ့နေရာ။

• Purchase Day Book - အကြွေးဝယ်လိုက်သမျှကို စုစည်းတဲ့နေရာ။

• Sales Return Day Book - ရောင်းထားတဲ့ပစ္စည်း ပြန်ဝင်လာရင် မှတ်တဲ့နေရာ။

• Purchase Return Day Book - ဝယ်ထားတဲ့ပစ္စည်း ပြန်ပို့ရင် မှတ်တဲ့နေရာ။

Sales Day Book - လုပ်ငန်း၏ အောင်မြင်မှုကို မှတ်တမ်းတင်ခြင်း

Sales Day Book ဆိုတာ လုပ်ငန်းတစ်ခုရဲ့ "တိုက်စစ်" ပါပဲ။ ဒီစာအုပ်ထဲမှာတော့ "အကြွေးရောင်းချမှု" (Credit Sales) တွေကိုပဲ သီးသန့် မှတ်တမ်းတင်ပါတယ်။

• လုပ်ငန်းခွင်အမြင်အရ - ဒီစာအုပ်ကို ကြည့်လိုက်တာနဲ့ "ဒီလထဲမှာ ဘယ်သူတွေက ငါတို့ဆီက အများဆုံး ဝယ်သွားသလဲ"၊ "ငွေတောင်းဖို့ ဘယ်လောက်ရှိနေပြီလဲ" ဆိုတာကို တစ်ချက်တည်းနဲ့ သိနိုင်ပါတယ်။

• မှတ်ချက် - လက်ငင်းရောင်းတာတွေကိုတော့ Cash Book မှာပဲ မှတ်တမ်းတင်ပြီး၊ ဒီစာအုပ်ထဲမှာတော့ Sales Invoice (အရောင်းပြေစာ) အပေါ် အခြေခံတဲ့ အကြွေးရောင်းချမှုတွေကိုပဲ ထည့်သွင်းရပါတယ်။

Purchase Day Book - ကုန်ကျစရိတ်နှင့် ကုန်ကြမ်းစီးဆင်းမှုကို ခြေရာခံခြင်း

ဒါကတော့ လုပ်ငန်းရဲ့ "ခံစစ်" အပိုင်းပါ။ ပြင်ပကနေ "အကြွေးဝယ်ယူမှု" (Credit Purchases) တွေကို စုစည်းထားတာ ဖြစ်ပါတယ်။

• လုပ်ငန်းခွင်အတွက် - "ငါတို့ ကုမ္ပဏီက ဘယ်သူတွေကို အကြွေးပေးစရာ ရှိနေပြီလဲ" ဆိုတာကို ဒီစာအုပ်က ပြောပြနေပါတယ်။ ပစ္စည်းဝယ်လာတဲ့ Purchase Invoice တွေကို အခြေခံပြီး နေ့ရက်အလိုက် မှတ်တမ်းတင်ရပါတယ်။

• လုပ်ငန်းရှင်တစ်ယောက်အနေနဲ့ ဒီစာအုပ်ထဲမှာ ဂဏန်းတွေ များလာရင် ငွေစီးဆင်းမှု (Cash Flow) အတွက် ကြိုတင်ပြင်ဆင်ဖို့ သတိပေးချက်တစ်ခု ရလိုက်သလိုပါပဲ။

၃။ Sales Return Day Book - ဖောက်သည်တို့၏ ကျေနပ်မှုကို တိုင်းတာခြင်း

ဒါကို Returns Inwards Book လို့လည်း ခေါ်ပါတယ်။ ကိုယ်ရောင်းလိုက်တဲ့ပစ္စည်းက ချို့ယွင်းချက်ရှိလို့ဖြစ်စေ၊ မှာတာနဲ့ မကိုက်ညီလို့ဖြစ်စေ ဝယ်သူက ပြန်ပို့လိုက်တဲ့အခါ မှတ်တမ်းတင်ရတဲ့ နေရာပါ။

• လုပ်ငန်းခွင်အမြင် -  ဒီစာအုပ်ထဲမှာ စာရင်းတွေ များနေရင်တော့ လုပ်ငန်းရဲ့ Quality Control (အရည်အသွေး ထိန်းချုပ်မှု) မှာ ပြဿနာ ရှိနေပြီဆိုတာကို ပြနေတာပါ။

• Source Document - ဝယ်သူကို ထုတ်ပေးလိုက်တဲ့ Credit Note ကို အခြေခံပြီး စာရင်းသွင်းရပါတယ်။

၄။ Purchase Return Day Book: အလေအလွင့်ကို ထိန်းချုပ်ခြင်း

ဒါကို Returns Outwards Book လို့ ခေါ်ပါတယ်။ ကိုယ်က ဝယ်ထားတဲ့ပစ္စည်းတွေကို တစ်စုံတစ်ရာ အကြောင်းပြချက်နဲ့ ရောင်းသူထံ ပြန်ပို့လိုက်တဲ့အခါ မှတ်တမ်းတင်ရပါတယ်။

• ကိုယ်က ဝယ်သူနေရာကနေ "ဒီပစ္စည်းက ငါတို့ အသုံးမလိုဘူး၊ ပြန်ယူသွား" လို့ ပြောပြီး အကြွေးလျှော့ခိုင်းတဲ့ မှတ်တမ်းပါ။

• Source Document - ရောင်းသူထံ ပေးပို့လိုက်တဲ့ Debit Note ကို အခြေခံပြီး မှတ်တမ်းတင်ပါတယ်။

ဒီစာအုပ်တွေမှာ စာရင်းသွင်းတဲ့အခါ ဂရုစိုက်ရမှာက "အကြွေး (Credit)" နဲ့ ပတ်သက်တာတွေကိုပဲ သွင်းရမှာပါ။ (လက်ငင်း အရောင်းအဝယ်တွေကိုတော့ Cash Book ထဲမှာပဲ သီးသန့်ထားရပါတယ်။)

၂။ လုပ်ငန်းခွင်ထဲက Day Books ရဲ့ အရေးပါပုံ

Accountant အဖြစ် စလုပ်စမှာ Day Books သွင်းရတာကို အရမ်းပျင်းဖို့ကောင်းတယ်လို့ ထင်ကောင်းထင်နိုင်ပါတယ်။ ဒါပေမဲ့ လက်တွေ့မှာတော့ ဒါဟာ လုပ်ငန်းရှင်တွေအတွက် "မျက်စိ" ပါပဲ။

ဥပမာ - ဒီနေ့ တစ်နေ့တာလုံး အကြွေးဘယ်လောက်ဖိုး ရောင်းလိုက်ရသလဲဆိုတာကို သိချင်ရင် Sales Day Book ကို လှန်ကြည့်လိုက်ရုံပါပဲ။ ဘောက်ချာပုံကြီးထဲမှာ တစ်ရွက်ချင်း လိုက်ရှာနေစရာ မလိုတော့ပါဘူး။ နေ့စဉ်စာရင်းကို နေ့စဉ်သွင်းခြင်း (Daily Recording) ဟာ စာရင်းမှားယွင်းမှုကို အနည်းဆုံးဖြစ်အောင် လျှော့ချပေးပါတယ်။

ဒီနေ့ခေတ်မှာ ကွန်ပျူတာတွေ သုံးလာကြပြီဆိုပေမယ့် စနစ်ကတော့ အတူတူပါပဲ။ Software ထဲမှာ ကျွန်တော်တို့ Data ရိုက်သွင်းလိုက်တာဟာ Day Book ထဲမှာ မှတ်တမ်းတင်လိုက်တာပါပဲ။

စာရင်းကိုင်တစ်ယောက်အနေနဲ့ ညနေရုံးဆင်းခါနီးမှာ ဒီနေ့အတွက် Day Books တွေအားလုံး ပြည့်စုံသွားပြီဆိုရင် ရရှိတဲ့ စိတ်ကျေနပ်မှုက တော်တော်လေးကို ကြီးမားပါတယ်။ "ဒီနေ့အတွက်တော့ ငါတို့လုပ်ငန်းရဲ့ ခြေရာတွေကို သေချာမှတ်တမ်းတင်နိုင်ခဲ့ပြီ" ဆိုတဲ့ ဂုဏ်ယူမှုမျိုးပါ။

အချုပ်အားဖြင့် ပြောရရင်

Day Books ဆိုတာ ဂဏန်းတွေချည်းပဲ မဟုတ်ပါဘူး။ လုပ်ငန်းရှင်တွေအတွက်တော့ ဒါဟာ သူတို့ရဲ့ စီးပွားရေး ဘယ်လောက်အထိ လှုပ်ရှားနေသလဲဆိုတာကို ပြသတဲ့ "နှလုံးခုန်နှုန်း" ပါပဲ။ နေ့စဉ်မှတ်တမ်းတွေ တိကျမှသာ နောက်ဆုံးထွက်လာမယ့် အစီရင်ခံစာတွေကလည်း ခိုင်မာမှာ ဖြစ်ပါတယ်။

---

Reference

• Kimmel, P. D., Weygandt, J. J., & Kieso, D. E. (2011). Financial accounting: Tools for business decision making (6th ed.). Hoboken, NJ: John Wiley & Sons.