Chapter 1.7 (Financial management) : Ledgers ရှုပ်ထွေးမှုများမှ ရှင်းလင်းသော အဖြေများဆီသို့

 

Chapter 1.7 (Financial management) : Ledgers ရှုပ်ထွေးမှုများမှ ရှင်းလင်းသော အဖြေများဆီသို့

ကျွန်တော်တို့ နေ့စဉ်မှတ်တမ်း (Day Books) တွေမှာ အရောင်းအဝယ်တွေကို ရက်စွဲအလိုက် အစီအရီ ရေးသွင်းခဲ့ကြပြီးပါပြီ။ ဒါပေမဲ့ လအကုန်မှာ "ငါတို့ဆီမှာ ပစ္စည်းဘယ်လောက်ကျန်လဲ?" ဒါမှမဟုတ် "ဘယ်သူ့ကို ပိုက်ဆံဘယ်လောက် ပေးဖို့ရှိလဲ?" ဆိုတာကို သိချင်ရင် Day Books တွေကို တစ်ရွက်ချင်း လိုက်ပေါင်းနေဖို့ဆိုတာ မလွယ်ပါဘူး။

အဲဒီနေရာမှာ Ledgers (လယ်ဂျာများ) က ကယ်တင်ရှင်အဖြစ် ရောက်လာပါတယ်။

၁။ Ledger ဆိုတာ ဘာလဲ? (The King of Books)

Ledger ဆိုတာ စာရင်းတစ်ခုချင်းစီအတွက် သီးသန့်စာမျက်နှာတွေ သတ်မှတ်ပြီး အုပ်စုခွဲ (Classifying) လိုက်တာပါ။ ဒါကို စာရင်းကိုင်လောကမှာ "Double Entry" ရဲ့ အခြေခံကျတဲ့ T-Account ပုံစံမျိုးနဲ့ မြင်တွေ့ရမှာ ဖြစ်ပါတယ်။

T-Account: စာရင်းကိုင်ခြင်း၏ ချိန်ခွင်လျှာနှင့် အလှတရား

ကျွန်တော်တို့ စာရင်းကိုင်လောကမှာ "Double Entry" ဆိုတဲ့ စကားကို အမြဲကြားရပါလိမ့်မယ်။ အဲဒီ Double Entry ရဲ့ အသက်ကတော့ T-Account ပါပဲ။ လုပ်ငန်းတစ်ခုမှာ ဖြစ်ပျက်သမျှ အရောင်းအဝယ် (Transaction) တိုင်းဟာ အနည်းဆုံး အကောင့်နှစ်ခုအပေါ် သက်ရောက်မှုရှိပြီး အဲဒီသက်ရောက်မှုတွေကို T-Account ထဲမှာ မှတ်တမ်းတင်ရတာပါ။

T-Account ရဲ့ ပုံသဏ္ဌာန် (The Structure)

T-Account တစ်ခုကို ကြည့်လိုက်ရင် အလွန်ရိုးရှင်းပါတယ်။ အင်္ဂလိပ်စာလုံး "T" ပုံစံရှိပြီး အပိုင်း (၂) ပိုင်း ခွဲထားပါတယ် -

• ဘယ်ဘက်ခြမ်း (Left Side): ဒါကို Debit (Dr.) လို့ ခေါ်ပါတယ်။

• ညာဘက်ခြမ်း (Right Side): ဒါကို Credit (Cr.) လို့ ခေါ်ပါတယ်။

T-Account က ဘယ်လို အလုပ်လုပ်လဲ? 

လုပ်ငန်းခွင်မှာ ကျွန်တော်တို့ တစ်ခုခုကို စာရင်းသွင်းတော့မယ်ဆိုရင် အကောင့်နှစ်ခုကို အမြဲစဉ်းစားရပါတယ်။ ဥပမာ - "ပရိဘောဂ (Furniture) ကို ငွေသား (Cash) နဲ့ ဝယ်လိုက်တယ်" ဆိုပါစို့။

1. Furniture Account: လုပ်ငန်းထဲကို ပရိဘောဂတွေ ဝင်လာတဲ့အတွက် Furniture T-Account ရဲ့ Debit (ဘယ်ဘက်) ခြမ်းမှာ ငွေပမာဏကို သွင်းရပါမယ်။

2. Cash Account: ငွေသားတွေ အပြင်ကို ထွက်သွားတဲ့အတွက် Cash T-Account ရဲ့ Credit (ညာဘက်) ခြမ်းမှာ သွင်းရပါမယ်။

ဒီလိုမျိုး ဘယ်နဲ့ညာ မျှခြေဖြစ်အောင် သွင်းလိုက်တာဟာ စာရင်းကိုင်ပညာရဲ့ အလှတရားပါပဲ။

ဥပမာ - "ပရိဘောဂ (Furniture) ကို ငွေသား (Cash) နဲ့ ဝယ်လိုက်တယ်" ဆိုပါစို့။

Account အမျိုးအစား	ဘယ်ဘက် (Debit)	ညာဘက် (Credit)	ရှင်းလင်းချက်
Furniture Account	$500	-	ပရိဘောဂ (Asset) ဝင်လာခြင်း
Cash Account	-	$500	ငွေသား (Asset) ထွက်သွားခြင်း

၃။ T-Account ရဲ့ အသုံးဝင်ပုံ

T-Account ဆိုတာ သာမန်ဂဏန်းတွေ ရေးတဲ့နေရာ မဟုတ်ပါဘူး။ သူကနေတစ်ဆင့် ကျွန်တော်တို့ အဖြေထုတ်ပေးနိုင်တာတွေကတော့ -

• အနှစ်ချုပ်ပေးခြင်း (Summarizing) - တစ်လလုံးမှာ ငွေဘယ်လောက်ဝင်ပြီး ဘယ်လောက်ထွက်သွားလဲဆိုတာကို T-Account တစ်ခုတည်းကြည့်ရုံနဲ့ သိနိုင်ပါတယ်။

• လက်ကျန်ရှာပေးခြင်း (Balancing) - ဘယ်ဘက် (Debit) စုစုပေါင်းထဲက ညာဘက် (Credit) စုစုပေါင်းကို နှုတ်လိုက်ရင် Ending Balance (လက်ကျန်) ကို ရပါတယ်။ ဒီလက်ကျန်တွေကို စုစည်းလိုက်ရင် Trial Balance ဆိုတာ ဖြစ်လာတာပါ။

Accountant အလုပ်ကို စတင်လေ့လာတုန်းက Debit နဲ့ Credit ကို အရမ်းရှုပ်ထွေးနိုင်ပါတယ်။ ဒါပေမဲ့ T-Account လေးတွေ ဆွဲပြီး စာရင်းသွင်းကြည့်တဲ့အခါမှာတော့ အရာအားလုံးဟာ ရှင်းလင်းသွားပါလိမ့်မယ်။

T-Account ဆိုတာ လုပ်ငန်းရဲ့ "ချိန်ခွင်လျှာ" ပါပဲ။ စာရင်းသွင်းပြီးတိုင်း ဘယ်ဘက်နဲ့ ညာဘက် ပမာဏချင်း တူနေတာကို မြင်ရတဲ့အခါ စာရင်းကိုင်တစ်ယောက်အနေနဲ့ "အရာအားလုံးဟာ လမ်းကြောင်းမှန်ပေါ်မှာ ရှိနေပြီ" ဆိုတဲ့ စိတ်ချမ်းသာမှုကို ရရှိပါတယ်။ ဒါကြောင့်လည်း T-Account ကို စာရင်းကိုင်ခြင်းရဲ့ "ကမ္ဘာဦးအစ" လို့ တင်စားကြတာ ဖြစ်ပါတယ်။

Day Books တွေက နေ့စဉ်မှတ်တမ်း Diary တွေဆိုရင် Ledger ဆိုတာကတော့ အဲဒီမှတ်တမ်းတွေကို အကန့်အသတ်နဲ့ သေသေချာချာ စုစည်းထားတဲ့ "အိတ်ကပ်" လေးတွေနဲ့ တူပါတယ်။ 

Ledger ထဲမှာ ဘာတွေ သိနိုင်သလဲ?

Ledger စာအုပ်တွေကို ကြည့်လိုက်တာနဲ့ လုပ်ငန်းရဲ့ အရေးကြီးတဲ့ အဖြေတွေကို ချက်ချင်း ရနိုင်ပါတယ် -

• Inventory Account (ကုန်ပစ္စည်းလက်ကျန်) - ဆိုင်ထဲမှာ ရောင်းဖို့ပစ္စည်း ဘယ်လောက်ဖိုး ကျန်သေးသလဲ?

• Accounts Payable (ပေးရန်ရှိစာရင်း) - အကြွေးဝယ်ထားတဲ့သူတွေကို ဘယ်လောက် ပြန်ဆပ်ဖို့ ကျန်သေးလဲ?

• Sales Account (အရောင်းစာရင်း): ဒီလထဲမှာ စုစုပေါင်း ဘယ်လောက်ဖိုး ရောင်းခဲ့ရသလဲ?

• Capital Account (ရင်းနှီးမြှုပ်နှံမှု) - ပိုင်ရှင်က လုပ်ငန်းထဲမှာ ဘယ်လောက်အထိ ရင်းနှီးထားသလဲ?

လုပ်ငန်းခွင်အတွေ့အကြုံအရ Ledger ဆိုတာ လုပ်ငန်းရဲ့ "မှန်ကန်တဲ့ အဖြေလွှာ" ပါပဲ။ Day Book ကနေ Ledger ထဲကို စာရင်းပြောင်းတဲ့အဆင့် (Posting) ဟာ အရမ်းကို ဂရုစိုက်ရပါတယ်။

ဂဏန်းလေး တစ်လုံးမှားသွားတာနဲ့ Ledger လက်ကျန်က လွဲသွားပြီး နောက်ဆုံးမှာ Trial Balance (လက်ကျန်ခြေပြစာရင်း) က မကိုက်တော့ပါဘူး။ ဒါကြောင့် စာရင်းကိုင်တစ်ယောက်ဟာ Ledger ကို ကိုင်တွယ်တဲ့အခါ "စိတ်ရှည်မှု" နဲ့ "သေသပ်မှု" ကို အရင်းခံရပါတယ်။

ယနေ့ခေတ် Software တွေမှာတော့ ဒါကို ခလုတ်တစ်ချက်နှိပ်ရုံနဲ့ အလိုအလျောက် ခွဲထုတ်ပေးနေပါပြီ။ ဒါပေမဲ့ Ledger တစ်ခုရဲ့ အလုပ်လုပ်ပုံ (Double Entry logic) ကို နားလည်ထားတဲ့ စာရင်းကိုင်တစ်ယောက်ကသာ စာရင်းမှားနေရင် ဘယ်မှာမှားသလဲဆိုတာကို ချက်ချင်း ရှာဖွေနိုင်မှာ ဖြစ်ပါတယ်။

ပြန်ချုပ်ရရင်

Ledgers ဆိုတာ လုပ်ငန်းရဲ့ အချက်အလက်တွေကို အကန့်လိုက် စနစ်တကျ စီထားတဲ့ "စင်" တစ်ခုလိုပါပဲ။ ဒီစင်ပေါ်မှာ ပစ္စည်းတွေ နေရာတကျ ရှိနေမှသာ ကျွန်တော်တို့ လိုချင်တဲ့ အဖြေတွေကို လျင်လျင်မြန်မြန်နဲ့ တိတိကျကျ ထုတ်ယူနိုင်မှာ ဖြစ်ပါတယ်။ 

Reference

• Kimmel, P. D., Weygandt, J. J., & Kieso, D. E. (2011). Financial accounting: Tools for business decision making (6th ed.). Hoboken, NJ: John Wiley & Sons.