Chapter 1.4 ( Financial management ): Finance ဌာန၏ နှလုံးသားနှင့် စာရင်းကိုင်ခြင်း လုပ်ငန်းစဉ် (Accounting Process)

 

Chapter 1.4: Finance ဌာန၏ နှလုံးသားနှင့် စာရင်းကိုင်ခြင်း လုပ်ငန်းစဉ် (Accounting Process)

လူအတော်များများက Accountant (စာရင်းကိုင်) ဆိုရင် ဂဏန်းပေါင်းစက်တစ်လုံးနဲ့ စာရင်းစာအုပ်တွေထဲမှာ နစ်မြုပ်နေတဲ့သူတွေလို့ပဲ မြင်တတ်ကြပါတယ်။ ဒါပေမဲ့ တကယ်တော့ Finance Department ရဲ့ အနက်ရှိုင်းဆုံး တာဝန်က ကုမ္ပဏီတစ်ခုလုံးရဲ့ "ကျန်းမာရေးမှတ်တမ်း" ကို ဖော်ပြမယ့် Final Accounts နဲ့ Financial Reports တွေကို တိတိကျကျ ထုတ်ပြန်ပေးဖို့ပဲ ဖြစ်ပါတယ်။

လုပ်ငန်းတစ်ခုမှာ နေ့စဉ် ရောင်းလိုက်၊ ဝယ်လိုက်၊ လစာပေးလိုက်နဲ့ ငွေတွေက တရစပ် စီးဆင်းနေပါတယ်။ ဒီလို ရှုပ်ထွေးနေတဲ့ အချက်အလက်တွေကို စုစည်းပြီး "ဒီလမှာ ငါတို့ အမြတ်ရရဲ့လား?" ဒါမှမဟုတ် "ငါတို့မှာ ပိုင်ဆိုင်မှု ဘယ်လောက်ရှိသလဲ?" ဆိုတာကို သိနိုင်ဖို့က Final Reports တွေအပေါ်မှာပဲ မူတည်ပါတယ်။ အဲဒီထဲမှာ အဓိက လက်ရာ (၂) ခုကတော့ -

• Statement of Profit or Loss (အရှုံးအမြတ်စာရင်း) - လုပ်ငန်းရဲ့ အောင်မြင်မှုကို တိုင်းတာတဲ့ မှတ်ကျောက်။

• Statement of Financial Position (လက်ကျန်ပြစာရင်း) - လုပ်ငန်းရဲ့ ကြွယ်ဝမှုနဲ့ ပေးရန်ရှိတာတွေကို ပြသတဲ့ မှန်ချပ်။

စာရင်းကိုင်ခြင်း၏ အဆင့်ဆင့်သော ခရီးစဉ် (The Accounting Process Flow)

ဒီ Final Report တွေဆိုတာ မိုးပေါ်က ကျလာတာ မဟုတ်ပါဘူး။ အစီရင်ခံစာကောင်းတစ်ခုရဖို့ Accountant တစ်ယောက်ဟာ Recording (မှတ်တမ်းတင်ခြင်း)၊ Classifying (အုပ်စုခွဲခြင်း) နဲ့ Summarizing (အနှစ်ချုပ်ခြင်း) ဆိုတဲ့ လုပ်ငန်းစဉ်တွေကို အဆင့်ဆင့် ဖြတ်သန်းရပါတယ်။ ဒါဟာ ကုန်ကြမ်းကနေ ကုန်ချောထုတ်လုပ်တဲ့ စက်ရုံတစ်ခုလိုပါပဲ။

၁။ Source Documents (မူလအထောက်အထားများ) - ဒါကတော့ စာရင်းရဲ့ မြစ်ဖျားခံရာပါ။ ပစ္စည်းဝယ်လိုက်တဲ့ ဘောက်ချာ (Invoice)၊ ငွေရပြေစာ (Receipt) နဲ့ ချက်လက်မှတ် (Check) စတာတွေ ဖြစ်ပါတယ်။ ဒီအထောက်အထား မရှိရင် စာရင်းသွင်းလို့ မရပါဘူး။ အရာအားလုံးဟာ ခိုင်မာတဲ့ အထောက်အထားပေါ်မှာပဲ အခြေခံပါတယ်။

၂။ Day Books (နေ့စဉ်မှတ်တမ်းစာအုပ်များ) - ရလာတဲ့ အထောက်အထားတွေကို နေ့ရက်အလိုက်၊ အမျိုးအစားအလိုက် အကြမ်းမှတ်တမ်းတင်တဲ့ အဆင့်ပါ။ (ဥပမာ - အရောင်းစာအုပ်၊ အဝယ်စာအုပ် စသဖြင့်)။

၃။ Ledgers (လယ်ဂျာစာအုပ်များ) - ဒါကတော့ စာရင်းတွေကို အကန့်အသတ်နဲ့ သေသေချာချာ အုပ်စုခွဲလိုက်တာပါ။ "ငွေသားက ဘယ်လောက်လဲ"၊ "ပစ္စည်းလက်ကျန်က ဘယ်လောက်လဲ" ဆိုတာကို လယ်ဂျာစာမျက်နှာတွေမှာ သီးသန့် မြင်တွေ့ရမှာ ဖြစ်ပါတယ်။

၄။ Trial Balance (လက်ကျန်ခြေပြစာရင်း) - Final Account မထုတ်ခင်မှာ ကျွန်တော်တို့ သွင်းခဲ့တဲ့စာရင်းတွေ မှန်၊ မမှန် စစ်ဆေးတဲ့ အဆင့်ပါ။ ဘယ်ဘက်နဲ့ ညာဘက် (Debit & Credit) ကိုက်ညီမှသာ ရှေ့ဆက်လို့ ရမှာ ဖြစ်ပါတယ်။

၅။ Final Accounts (နောက်ဆုံးအစီရင်ခံစာ) - ဒါကတော့ ခရီးစဉ်ရဲ့ ပန်းတိုင်ပါ။ ဒီအဆင့်ရောက်မှသာ လုပ်ငန်းရှင်တွေ စောင့်မျှော်နေတဲ့ အရှုံးအမြတ်နဲ့ ပိုင်ဆိုင်မှု အခြေအနေတွေကို သိခွင့်ရတာ ဖြစ်ပါတယ်။

လုပ်ငန်းခွင်ထဲမှာ  Accountant တွေဟာ "သမိုင်းပညာရှင်" တွေနဲ့ တူပါတယ်။ ဘာလို့လဲဆိုတော့ ကုမ္ပဏီမှာ အတိတ်က ဘာတွေဖြစ်ခဲ့သလဲဆိုတာကို ဂဏန်းတွေနဲ့ သက်သေပြရလို့ပါ။ ဒါပေမဲ့ ကျွန်တော်တို့ ထုတ်ပေးလိုက်တဲ့ Final Report တွေဟာ အတိတ်ကိုပဲ ပြတာမဟုတ်ပါဘူး၊ လုပ်ငန်းရှင်တွေ အနာဂတ်အတွက် "ဘယ်လို ဆုံးဖြတ်ချက်ချမလဲ" ဆိုတာကို လမ်းပြပေးတဲ့ မြေပုံတွေလည်း ဖြစ်ပါတယ်။

ဒီသမိုင်းကို မှတ်တမ်းတင်တဲ့နေရာမှာ Source Documents ဆိုတဲ့ အထောက်အထားက အသက်ပါပဲ။ အထောက်အထား ခိုင်လုံမှုမရှိဘဲ သွင်းထားတဲ့ စာရင်းဟာ ဘယ်လောက်ပဲ Trial Balance ကိုက်နေပါစေ၊ အနှစ်သာရမရှိတဲ့ စာရင်းအမှားတွေပဲ ဖြစ်နေမှာပါ။ ဒါကြောင့် စာရင်းကိုင်တစ်ယောက်အတွက် Accounting Process ကို နားလည်ဖို့ဆိုတာ ဆရာဝန်တစ်ယောက် လူ့ခန္ဓာကိုယ်ရဲ့ သွေးလှည့်ပတ်မှုကို နားလည်ရသလိုမျိုး အခြေခံအကျဆုံးနဲ့ အရေးကြီးဆုံး ဖြစ်ပါတယ်။

Report တစ်စောင်မှာပါတဲ့ ဂဏန်းတစ်လုံးချင်းစီရဲ့ နောက်ကွယ်မှာ အလုပ်ကြိုးစားမှုတွေ၊ တိကျမှုတွေနဲ့ တာဝန်ယူမှုတွေ အပြည့်ရှိနေတာကို ကျွန်တော်တို့ တန်ဖိုးထားရပါမယ်။

Reference

• Kimmel, P. D., Weygandt, J. J., & Kieso, D. E. (2011). Financial accounting: Tools for business decision making (6th ed.). Hoboken, NJ: John Wiley & Sons.